Voorwaarden Privacybeleid

Door een account aan te maken op TopBJJ Kids of door deel te nemen aan een event dat via het platform wordt georganiseerd, ga je akkoord met deze voorwaarden. Ben je het er niet mee eens? Maak dan geen account aan en neem niet deel.

Voor atleten onder de 16 jaar gebeurt registratie altijd door een ouder of wettelijk voogd, die deze voorwaarden namens de atleet aanvaardt.

TopBJJ Kids is een onafhankelijk jeugd-Brazilian Jiu-Jitsu-platform, georganiseerd, ontwikkeld en beheerd door HAEN Media. HAEN Media is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72345055. Btw-nummer: NL001948848B78. Contact: topbjj-kids@haen.media of +31 6 29074182.

TopBJJ Kids is een neutraal, invitational trainingsplatform voor jeugd-BJJ-atleten (doorgaans 8–15 jaar) in Nederland, België, Luxemburg, Duitsland en Frankrijk. Wij coördineren trainingssessies bij onafhankelijke partner-academies, koppelen trainingspartners en publiceren event-galerijen.

Standaard invitational sessies zijn gratis. Voor speciale events zoals camps of seminars kan een deelnamebijdrage gelden, verwerkt via Mollie.

TopBJJ Kids is geen competitieteam en vervangt jouw eigen academy niet. Geen claims op atleten. Geen werving. Geen vervanging van de eigen academy. Ons doel is atleten beter te maken voor hun eigen team.

Inloggen werkt zonder wachtwoord: we sturen een eenmalige inlogcode per e-mail. Je bent verantwoordelijk voor de beveiliging van je e-mailaccount. Inlogcodes mogen niet worden gedeeld.

Je verstrekt juiste gegevens (naam, geboortedatum, gewicht, band, academy). Onjuiste informatie kan leiden tot het intrekken van uitnodigingen of het schorsen van je account.

Eén persoon, één account. Ouders/voogden beheren hun eigen account en kunnen daaronder één of meer atleten registreren.

Atleten jonger dan 16 jaar kunnen zich niet zelfstandig registreren. Hun ouder of wettelijk voogd maakt het account aan, aanvaardt deze voorwaarden en is verantwoordelijk voor alle interacties met het platform namens de minderjarige.

Een ouder/voogd kan op elk moment de gegevens en het account van een minderjarige laten verwijderen via topbjj-kids@haen.media.

Deelname is uitsluitend op uitnodiging. TopBJJ Kids kan uitnodigingen naar eigen inzicht weigeren, intrekken of beperken om de veiligheid en de kwaliteit van pairings te waarborgen. Pairings worden gemaakt op basis van gewicht, leeftijd, geslacht, ervaring en academy.

Geen uitnodiging ontvangen voor een specifiek event betekent niet dat je geen kans maakt op toekomstige events.

TopBJJ Kids is neutraal terrein. Geen claims op atleten. Geen werving. Geen vervanging van de eigen academy. Werving van atleten (poaching) door deelnemende coaches, ouders of atleten is strikt verboden.

Mat-etiquette, respect voor de host-academy en het opvolgen van aanwijzingen van staf en host coaches zijn op elk moment vereist.

TopBJJ Kids kan deelnemers — tijdelijk of permanent — uitsluiten bij onveilig gedrag, intimidatie, werving of herhaaldelijke overtredingen.

Brazilian Jiu-Jitsu is een contactsport met inherente risico's op letsel. Door deelname erkennen atleten en hun ouders/voogden dit risico en aanvaarden zij het.

Relevante medische omstandigheden (zoals astma, hartcondities of recent letsel) moeten vóór de training worden gemeld. We raden sterk aan dat atleten een goede sportverzekering hebben.

Kun je na het accepteren van een uitnodiging toch niet komen? Annuleer dan zo snel mogelijk via het portaal, zodat we jouw trainingspartner kunnen herkoppelen. Herhaaldelijk niet komen opdagen zonder afmelding kan leiden tot tijdelijke uitsluiting van toekomstige uitnodigingen.

Waar een bijdrage geldt (camps, seminars), worden betalingen verwerkt door Mollie B.V. Wij slaan zelf geen volledige betaalgegevens op.

Restitutiebeleid: betaalde deelname aan camps en speciale events wordt niet terugbetaald. Op grond van artikel 6:230p sub e BW geldt het wettelijke herroepingsrecht (de 14-daagse bedenktijd) niet voor deelname aan vrijetijdsactiviteiten op een specifieke datum. Indien wij het event annuleren of wezenlijk wijzigen, ontvang je het betaalde bedrag volledig terug.

Voor een fiscaal aftrekbare factuur: neem contact op via topbjj-kids@haen.media.

Ouders houden controle over mediatoestemming. Foto's en video's helpen om de sessies vast te leggen, maar privacy en vertrouwen komen eerst. Een ouder of voogd kan TopBJJ Kids contacteren om verwijdering van specifieke media te vragen.

Media die voor privécoaching wordt geüpload blijft binnen de sessiecoaching en wordt door deze module niet openbaar gepubliceerd. Een ouder of voogd kan de bestaande contact- en verwijderroute gebruiken om verwijdering te vragen.

Content op het platform — waaronder foto's, video's, teksten en het TopBJJ-logo — kan worden beschermd door intellectuele-eigendomsrechten. Die rechten blijven bij de respectieve rechthebbenden. Persoonlijk gebruik door atleten en ouders (inclusief delen op social media met een tag naar @topbjjkids) is toegestaan. Commercieel gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.

Voor zover wettelijk toegestaan is TopBJJ Kids niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, verlies van persoonlijke eigendommen of indirecte of gevolgschade. De aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de atleet in de afgelopen 12 maanden heeft betaald voor het betreffende event; voor gratis invitational sessies is de aansprakelijkheid uitgesloten voor zover de wet dat toestaat.

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die op grond van Nederlands recht niet kan worden uitgesloten.

Je kunt op elk moment je account opzeggen door te mailen naar topbjj-kids@haen.media. Wij kunnen accounts schorsen of beëindigen bij overtreding van deze voorwaarden.

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden ten minste 14 dagen vóór ingangsdatum per e-mail aangekondigd aan geregistreerde gebruikers. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Zeeland-West-Brabant, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Versie 1.3 legt de huidige platformidentiteit en contactgegevens vast zoals die op 17 september 2026 zijn. Deze versie wijzigt afspraken van vóór die datum niet met terugwerkende kracht en verandert bestaande verplichtingen niet, waaronder de financiële afwikkeling van het camp tot en met 4 oktober 2026. Iedere andere materiële contractuele wijziging voor bestaande gebruikers gaat in volgens de aankondigingstermijn van 14 dagen uit artikel 15. Eerdere versies blijven als historische documenten bewaard.

HAEN Media is verantwoordelijk voor de verwerkingen binnen het TopBJJ Kids-platform waarvoor zij het doel en de middelen bepaalt. Wanneer een andere partij voor een specifieke verwerking gezamenlijk het doel en de middelen bepaalt, kan de verantwoordelijkheid worden gedeeld. HAEN Media is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72345055. Voor privacyvragen of het uitoefenen van je rechten: topbjj-kids@haen.media of +31 6 29074182.

Per rol:

Atleten: naam, geboortedatum, geslacht, gewicht, BJJ-band, primaire academy, profielfoto en woonplaats/land. Wij verzamelen geen gezondheids-, medische of allergiegegevens.

Ouders/voogden: naam, e-mail, telefoon, relatie tot de atleet.

Coaches en hosts: profielgegevens, gelieerde academy of locatie, kwalificaties.

Account-niveau: e-mailadres (voor inlogcodes), authenticatie-tokens, sessiegegevens.

Eventgegevens: uitnodigingen, aanwezigheid, feedback, carpool-voorkeuren, poll-antwoorden.

Foto- en video-collecties van events.

Privécoachinggegevens: vragen, threadberichten, tijdstippen, coachfeedback, uploadbevestiging en bijgevoegde foto's/video's.

Betaalmetadata voor speciale events (status, bedrag, referentie). Kaartgegevens worden door Mollie verwerkt; wij zien of bewaren deze niet.

Analytics: paginabezoeken en interactie-events via PostHog (EU-cloud, eu.i.posthog.com). IP-adressen worden onder de standaard PostHog-instellingen geregistreerd en blijven binnen de EU.

Communicatiedata: e-mails die wij versturen (inlogcodes, uitnodigingen, reminders) en uitschrijvingen.

Voor het draaien van het platform: accountbeheer, matchmaking, aanwezigheidsregistratie, foto-galerijen.

Voor communicatie: uitnodigingen, reminders, belangrijke updates.

Voor het verwerken van betalingen voor betaalde events.

Om privécoachfeedback te geven die voor een betaalde sessie is aangevraagd.

Voor verbetering van het platform via geaggregeerde analytics.

Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (bv. fiscale bewaarplicht).

Uitvoering van een overeenkomst — beheer van je account en deelname aan events.

Toestemming — voor publicatie van foto/video, marketingmails, analytics waar van toepassing en privécoachinguploads en feedback wanneer je ervoor kiest media te delen; dit geeft geen toestemming voor openbare publicatie.

Gerechtvaardigd belang — veiligheid van het platform, misbruikpreventie en verbetering van onze dienst.

Wettelijke plicht — financiële administratie en rechtmatige verzoeken.

Je kunt toestemming op elk moment intrekken; eerdere rechtmatige verwerkingen worden daardoor niet ongedaan gemaakt.

Voor atleten onder de 16 vindt verwerking plaats op basis van toestemming van de ouder of wettelijk voogd. Wij sturen geen marketingmails rechtstreeks naar minderjarigen. Een ouder/voogd kan op elk moment inzage, correctie of verwijdering vragen van de gegevens van een minderjarige.

Ouders houden controle over mediatoestemming. Foto's en video's helpen om de sessies vast te leggen, maar privacy en vertrouwen komen eerst.

Eventfoto's en -video's kunnen worden gebruikt in galerijen die met wachtwoord beschermd zijn voor deelnemers en hun ouders/voogden, en op de openbare TopBJJ Kids-socialkanalen wanneer de toepasselijke toestemming en sessieregels dat toelaten.

Privécoachinguploads en feedback zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar van de enrollment, toegewezen coaches en admins die toegang nodig hebben om de sessie te ondersteunen. Deze module publiceert die media niet openbaar.

Voor het uploaden van eigen media bevestig je dat je deze mag delen voor privécoaching binnen deze sessie. Deze bevestiging is geen toestemming voor openbare publicatie.

Verwijdering van een privécoachingupload of feedback kun je aanvragen via topbjj-kids@haen.media. We gebruiken de bestaande verwijderroute en behandelen redelijke verzoeken zorgvuldig, binnen wettelijke en operationele vereisten.

Een ouder of voogd kan TopBJJ Kids contacteren om verwijdering van specifieke media te vragen via topbjj-kids@haen.media. Redelijke verzoeken behandelen we zorgvuldig en zonder onnodige vertraging.

Wij gebruiken onderstaande verwerkers en derden. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Mollie B.V. (Nederland) — betalingen voor betaalde events.

PostHog — productanalytics. Regio: EU-cloud (eu.i.posthog.com).

E-mailverzending: Google Workspace (Google Cloud) — voor inlogcodes, uitnodigingen en reminders.

Hosting: Hetzner Online GmbH, datacenters in Duitsland (EU).

Hostlocaties — ontvangen aanwezigheids- en pairing-lijsten van de events die zij hosten, beperkt tot wat noodzakelijk is.

Toegewezen coaches en bevoegde admins — beperkte toegang tot privécoachinguploads en feedback die nodig zijn om de betaalde sessie te ondersteunen.

Google en Microsoft — alleen als je inlogt via Google of Microsoft single sign-on.

Autoriteiten — uitsluitend wanneer wettelijk vereist.

Onze hoofdverwerkers — Mollie (NL), PostHog (EU-cloud) en Hetzner (DE) — verwerken jouw gegevens binnen de EU/EER. Google Workspace verwerkt e-mailverkeer overwegend binnen de EU; eventuele incidentele doorgifte naar derde landen wordt afgedekt door de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie zoals opgenomen in de Google Workspace-verwerkersovereenkomst.

Accountgegevens: zolang je account actief is, plus 12 maanden daarna, tenzij je eerder verwijdering verzoekt.

Eventgegevens: 5 jaar voor historische administratie.

Betaalgegevens: 7 jaar (Nederlandse fiscale bewaarplicht).

Foto's en video's: gepubliceerd totdat verwijdering wordt gevraagd of de galerij offline gaat.

Analytics: 12 maanden in PostHog.

Communicatie-logs: 24 maanden.

Privécoachinguploads en feedback: dit beleid belooft geen vaste bewaartermijn. Verwijdering volgt de bestaande contact- en verwijderroute en toepasselijke wettelijke of operationele vereisten.

Wij gebruiken HTTPS voor al het verkeer, wachtwoordloze e-mailcode-authenticatie, rolgebaseerde toegangscontrole en standaard hosting-beveiligingsmaatregelen. Geen enkel systeem is volledig veilig; bij een datalek dat jouw gegevens raakt, melden wij dit aan jou en aan de Autoriteit Persoonsgegevens conform de wet.

Je hebt recht op: inzage, rectificatie, verwijdering ("vergetelheid"), beperking van verwerking, dataportabiliteit, bezwaar en intrekking van toestemming.

Om een recht uit te oefenen: mail topbjj-kids@haen.media. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd.

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies voor sessies, taalvoorkeur en CSRF-bescherming — daarvoor is geen toestemming vereist.

Analytics-cookies (PostHog) plaatsen wij om paginabezoeken en interacties te meten. Op dit moment is er nog geen cookie-toestemmingsbanner; tot die tijd kun je analytics blokkeren door cookies in je browser uit te schakelen of een privacy-extensie te gebruiken. Wij werken aan een volledige cookie-banner.

Pairing-suggesties voor atleten worden algoritmisch gegenereerd (gewicht, leeftijd, geslacht, ervaring, academy). Definitieve uitnodigingen worden door mensen beoordeeld. Wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming toe met juridische of vergelijkbaar zwaarwegende gevolgen voor personen.

Denk je dat wij niet rechtmatig met je gegevens omgaan? Neem eerst contact op met ons, zodat we het kunnen oplossen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De "Laatst bijgewerkt"-datum bovenaan deze pagina geeft de meest recente versie weer. Materiële wijzigingen worden per e-mail aangekondigd.

Voor privacyvragen: topbjj-kids@haen.media of +31 6 29074182.

Postale contactgegevens zijn op aanvraag beschikbaar via bovenstaand e-mailadres of via de Kamer van Koophandel onder nummer 72345055.